JLL:n työympäristömuutos mullisti tilankäytön

JLL vastasi itse perusteellisesta, koko henkilöstöä osallistavasta tarvemäärittelystä, tilahausta ja vuokrasopimusneuvotteluista sekä tilamuutoshankkeen projektinjohdosta ja niin ikään osallistavia menetelmiä hyödyntäneestä sisustussuunnittelusta. Noin 80 hengen asiantuntijaorganisaatio kävi samalla läpi suuren kulttuurisen muutoksen työntekemisen tavoissa, kun aiemmin yksiköittäin ryhmitellyistä, nimetyistä työpisteistä siirryttiin täysin jaettuun ja joustavaan työympäristöön. Prosessin sujuvaa läpimenoa edistettiin siksi myös suunnitelmallisella, kattavalla ja monikanavaisella muutosviestinnällä kautta hankkeen kaikkien vaiheiden.

Projektin esiselvityksissä todettiin, että hybridityöhön siirtymisen jälkeen JLL:n vanha toimisto ei enää palvellut toimintaa optimaalisesti: väljissä avotiloissa sijaitsevat työpisteet olivat vajaakäytöllä ja vetäytymistilat täynnä, eikä hiljainen tieto kulkenut yhtä hyvin kuin ennen. Määrän sijaan toimistolta kaivattiin entistä parempaa laatua ja toiminnallisuutta, ja tiimit haluttiin pois siiloista ja kommunikoimaan paremmin keskenään. Visuaaliselta ilmeeltä toivottiin kodikkuutta ja värikkyyttä, teknisiltä ja tilaratkaisuilta hyvinvoinnin ja hybridityön parempaa huomioimista.

Uusi tila löytyi lopulta samasta korttelista, ja jo ennestään loistavaa, keskeistä sijaintia saatiin jopa parannettua hieman. Työpisteiden jakaminen ja maltillinen ylibuukkaus tehostivat tilankäyttöä siinä määrin, että toimiston koko pieneni aiemmasta 1 200 neliömetristä noin 30 % eli 850 neliömetriin, samalla kun tilavalikoima monipuolistui: uusina tilatyyppeinä otettiin käyttöön muun muassa erillinen hiljaisen työn tila, rauhallinen venyttely- ja taukojumppatila sekä kaksi hybridinkin ryhmätyöskentelyn mahdollistavaa projektihuonetta.

Pienten puhelinkoppien sijaan uuteen toimistoon tehtiin väljempiä ergonomisin työpistein varustettuja videopalaveritiloja, joissa kamera, mikrofoni ja kaiutin on integroitu osaksi näyttöä. Toimiston sydän, avara työkahvila kalustettiin monipuolisesti palvelemaan niin taukojen viettämistä ja vapaamuotoisia kohtaamisia kuin yksin ja yhdessä työskentelyä. Projektihuoneiden tapaan myös työkahvila ja kaikki neuvottelutilat varustettiin mahdollisimman tasapuolista läsnä- ja etäosallistumista tukevalla helppokäyttöisellä kokousteknologialla.

Isompaan projektihuoneeseen rakennettiin lisäksi luonnollista päivänkiertoa jäljittelevä, innovatiivisen LED-teknologian avulla toteutettu laaja päivänvaloseinä, ja avotoimistoon asennettiin ääniympäristöä pehmentävä peittoäänijärjestelmä. Työergonomiaa kohentaa osaltaan myös valinnanmahdollisuus näyttövarustelun suhteen: suurimmassa osassa työpisteistä on joko yksi suuri laajakuvanäyttö tai kaksi erillistä pienempää. Venyttelyhuoneen sekä yhteiskäyttöisten ergonomiatuolien ja -välineiden lisäksi liikkumaan aktivoi eräästä vetäytymistilasta löytyvä, tiivistä palaveriputkea piristävä kävelymatto.